成功案例

    1、项目背景

    为了贯彻落实“转变机关工作作风，促进放心企业建设”活动精神，本着服务生产，服务基层的目的，以解决现实工作中如何提高工作效能为目标，项目组先后到人事组织处、企管法规处、科技管理处、有机合成厂、生产新区等部门，就如何转变机关工作作风，提高工作效率，用信息化手段提高办事效率问题，进行了广泛的调研。通过对调研内容的初步分析，总结影响工作效率的主要原因有以下几个方面：

    （1）公司目前50%以上的流程还停留在纸质审批的水平上，很多管理人员整天为跑流程签字而忙碌，个别纸质流程签完字最慢需要10几天，严重影响了工作的执行。

    （2）现行OA系统是2004年上线运行，软件版本太低，流程配置不够灵活，若新增流程需要进行大量开发工作。集成性差，无法实现与现有的应用系统的集成。
    （3）现行OA系统中的流程审批没有提醒功能、没有移动办公的功能，一旦审批人员不在办公室，流程将会停滞，导致流程审批太慢，审批过程无法及时掌握流程执行情况。领导及管理人员出差或不在办公室，重要公文无法及时审批，更无法掌控生产状况、系统报警等信息，严重影响了工作。
    （4）流程执行过程中，部门之间职责不清或责任意识不强，遇事推诿和扯皮现象比较突出，对工作的进展影响比较大。此现象在设计委托流程中表现尤为突出，从提交到审批，涉及部门多，人员多，流程全部审批完成往往需要很长周期，严重影响工作进展。结合目前公司办公自动化系统在应用过程中存在的不足，以目前OA技术发展的最新进展为起点，提出建设一个以提高办公效率、工作效率为核心内容的协同办公系统－—工作流及移动办公管理系统。
    2、项目进展情况
    项目于2013年8月10日正式启动，于2013年12月15日上线试运行。
    3、项目方案及特点
    项目总体方案如下图所示：

    项目将大连石化ERP系统、办公系统进行融合，实现办公室与移动设备的互通。
    4、项目应用效果
    大连石化设备配件管理系统的建设，其社会效益和经济效益也是十分显著的，主要表现在以下几个方面：
    （1）加速信息流转，节约办公时间
    无论身处总公司还是分公司，无论大家是否在同一办公室。都能让您感觉和同事在一个办公室工作，为企业提供一个良好的沟通工具，使大家方便快捷进行工作的交流与讨论，实现企业内部的日常协调办公，使企业的个人与个人之间，部门与部门之间，及总部与部门之间形成紧密有机的统一。

    （2）随时随地都可以办公
    实现远程办公和移动办公，无论您身处何地，都可以利用网络随时投入到工作中来，达到及时有效的处理日常工作，避免事出后弥补，即便出差在外地也不会耽误工作。

    （3）合理统筹高效开展工作
    员工不用为某件事而几次跑到相关人员办公室办理，从而节约出更多的时间和精力让其集中在更重要的事情上来，领导也可利用空闲时间安排自己一天需完成的工作，据需办事宜的重要程度来安排自己的工作，以免在工作中不断的被一些非紧急事宜打扰。
    （4）监控工作进度、掌握工作状态
    及时有效监控各部门工作进度情况，实时全面掌控各部门的工作办理效率状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错。系统将记录每个工作完成流转监控状态。
    （5）明确各人职责、增加责任感
    帮助企业明确赋予各岗位的权限，任何人都不可越权处理工作，使得各自责任明确，落实到人，查有所依；杜绝工作中出现职权不明相互推脱扯皮现象。解决多岗位、多部门的协同工作问题，实现高效协作办公。

    （6）节约纸张、节省时间、减少差错
     任意指定收信人，直接传送给所需人，而无需任何中间环节，无需打印出发给相关人员，缩短办理时间，节省办公开支，减少差错率，提高整体工作效率。